UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERÍA Y CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS

INTRODUCCION A LA INFORMATICA

 

Elige un tema para saber une breve introducción.

 

 

 

 

 

Unidad 7

Unidad 6

Unidad 5

Unidad 4

Unidad 3

Unidad 2

Unidad I

 

UNIDAD V

Hojas de Calculo

 

   TEMARIO

 

 

INTRODUCCIÓN A EXCEL

Excel es un programa integrado de hoja electrónica para computadoras personales compatibles con el imb pc. El  programa combina dentro de un solo paquete presentaciones de hoja de cálculo, gestión de bases de datos y  gráficos., aunque puede realizar un procesamiento de texto rudimentario. No obstante, las capacidades de Excel  son tan ricas que no tienen comparación con las de ningún otro programa de este tipo. Es un programa basado en  gráficos. Esta diseñada para perecerse a una hoja de papel, además visualiza caracteres oscuros sobre un fondo  blanco, se ejecuta en el entorno de Microsoft Windows tanto con versiones ejecutables como versión completa de  dicho entorno.

 ¿Por que una hoja electrónica?

Se puede cambiar muchas variables y crear modelos numéricos diferentes para determinar los efectos de situaciones particulares.

  •  Presentaciones de Excel

Decir que Excel es una hoja electrónica con capacidades graficas y de gestión de base de datos seria subestimarlo. El programa utiliza exhaustivamente  el entorno de ventanas y esta diseñado para ofrecer presentaciones de multitarea cuando se utiliza con Microsoft Windows o con versiones avanzadas del dos.

  •  La hoja electrónica

La principal capacidad de Excel es una hoja, que es una versión electrónica de las antiguas herramientas de los libros: la carpeta principal, el lápiz y la calculadora. Esta tiene unas dimensiones de 16.384 filas por 256 columnas, resultando un total de 4.194.304 celdas (en comparación con una hoja de lotus 1-2-3 (versión a) contiene 2.048 filas por 256 columnas, resultando un total de 524.288 celdas).

 Cada celda posición tiene su propia dirección llamada dirección de celdas. Nos podemos referir a las direcciones de  celda con los siguientes métodos:

*      El estilo popular  <A1>. las columnas son designadas con letras y las combinaciones de letras desde la A la  IV,  y las filas por medio de números desde el 1 al 16.384.

*      Conocida como <R1C1>, este utiliza números para filas y columnas. la letra r y c hacen referencia al  número de fila y columna, por consiguiente la columna 1 y la fila 1 se representa R1C1.

Los datos que se introducen en una hoja pueden tomar la forma de valores constantes o de variables  que están  basadas en formulas. Los números constantes que pueden ser un numero (9) o un nombre (Karla) no cambian. Los  valores que se obtienen de formulas hacen referencia con frecuencia a otras celdas de la hoja.

También se pueden visualizar todos los datos con una amplia variedad de formatos. Los valores e pueden presentar con decimales, con formato monetario o con valores exponenciales. Se pueden introducir constantes de texto como el nombre de un mes o del modelo de producto.

Podemos almacenar y visualizar datos de fecha y hora. Durante el proceso de la entrada de datos puede introducir  fechas con formatos normales, como <12/10/2005>.

Excel puede abrir más de una hoja al mismo tiempo. Cada hoja abierta esta contenida de unas ventanas. Una de  las características de este es la capacidad de enlazar hojas, de forma que los datos de una hoja puede ser utilizado  como una referencia dentro de otra hoja (mientras que lotus no lo permite)

  • Base de datos

Proporciona presentaciones de base de datos permitiendo definir toda una hoja de datos o parte de ella.

Una base de datos es un conjunto de información relacionado y agrupado como un solo apartado.

Generalmente, la información contenida en una base de datos puede ser almacenada y organizada en forma de  tabla, en filas y columnas. Cada registro esta conformado por campos de información. Ejemplo: apellido, nombre, dirección.

 Una vez definido un rango para una base de datos, puede identificar los criterios que va a utilizar para calificar los datos deseados.

 Los registros de una base de datos pueden estar en un orden particular basándose en el campo que haya elegido.  También se puede crear impresos en pantalla para hacer que la entrada de datos sea más fácil con el uso de otras  hojas.

 Excel no esta diseñado para equiparse a un sistema de gestión de base de datos completo, como dbase iii plus o   rbase. Ya que este puede contener hasta 256 campos con una longitud de 255 caracteres. Así mismo una base de  datos puede almacenar máximo unos 16.300 registros.

  • Gráficos

Los datos contenidos en una hoja se pueden representar en forma de grafica. A diferencia de otras hojas de  cálculo, esta ofrece un amplio rango de diagramas con calidad en la presentación. Además puede personalizar los  sectores, las líneas de dispersión, etc. pueden visualizar  simultáneamente  más de un grafico. Este puede  almacenar un grafico como archivo, este hace que sea más fácil visualizarse e imprimirse.

Los datos contenidos en una hoja se pueden representar en forma de grafica. A diferencia de otras hojas de  cálculo, esta ofrece un amplio rango de diagramas con calidad en la presentación. Además puede personalizar los  sectores, las líneas de dispersión, etc. pueden visualizar  simultáneamente  más de un grafico. Este puede  almacenar un grafico como archivo, este hace que sea más fácil visualizarse e imprimirse.

 

  • El interfaz del usuario.

Consiste en una serie de menús que presentan varias órdenes. Ejemplo:

Los menús se deslizan hacia abajo desde una barra de menú que aparece siempre en la parte superior de la  pantalla. Las selecciones del menú pueden realizarse por medio de las teclas del cursor o con ratón, están  dispuestos por capas.

 

 

Algunas opciones de menú aparecen menos que otras. Los usuarios de lotus 1-2-3 no aceptan teclas de barra inclinada (/).

  • Macros

Que son secuencias de pulsaciones almacenadas que pueden ser reproducidas en cualquier momento. Estas pueden almacenarse en disco para su uso posterior. Cuando se reproduce un macro, Excel la ejecuta como si se hubiera tecleado manualmente los caracteres de la macro. Son útiles para reducir una secuencia larga de pulsaciones que se utiliza repetidamente a la pulsación de unas cuantas teclas, también se puede escribir programas.

Pueden crear macros introduciendo órdenes dentro de un tipo especial de hoja o activando el grabador de macros Excel. Los macros de Excel son mucho más fáciles de utilizar que las presentaciones similares de muchas otras hojas electrónicas.

  • Ventanas ilimitadas

Esta ocupa toda una ventana. No existe límite para el número de ventanas abiertas simultáneas. Esta capacidad le permite trabajar en una hoja mientras otra hoja esta visible en la pantalla. Las ventanas individuales pueden desplazarse o redimensionarse a voluntad.

Salida con una presentación de calidad

El amplio rango de formatos y los gráficos de Excel le permiten crear informes con una presentación de calidad. Ya no es necesario comprar programas complementarios.

  • Intercambio de datos

Puede compartir datos con los programas más populares para computadoras personales leyendo y escribiendo datos en los formatos de archivos de lotus 1-2-3 dbase iii/iii plus o dif. No es necesaria ninguna utilidad de traducción para realizar esta función.

  • Matrices

Son grupos de dos o más celdas adyacentes dispuestas en forma  rectangular que  se comportan como si fuera una sola celda. Con el uso de matrices puede aplicar un solo valor o formula a un bloque de celdas sin tener que duplicar la formula para cada celda incluida dentro del bloque.

  • Clasificación de Excel

Los programas de hoja electrónica para computadoras personales entran dentro de las categorías:

  1. Autónomas: ofrecen presentaciones de hoja.

  2. Integradas: ofrecen otras posibilidades, normalmente gráficos y gestión de base de datos.

Excel entra dentro de la categoría de integrada. Atrae a los productos de PC que desarrollan cálculos  de números, quienes deben gestionar los cálculos de forma diaria. También funcionan bien para aquellos que necesitan destacar datos numéricos en grafico de presentación.

Historia de Excel

Las raíces de Excel están en el concepto básico de hoja de cálculo, una idea atribuida a dan bricklin. Este se asocio con Daniel Fylstra, juntos desarrollaron visicalc, el primer programa de hoja electrónica. Este programa tuvo éxito, teniendo unas ventas de 500 unidades por mes en 1979 a 12.000 por mes en 1981.

Visicalc no solo proporciono un beneficio saludable para sus creadores, sino que estimulo las ventas de la computadora.

La primera versión de visicalc era inflexible en término de formato, las pantallas de ayuda disponible eran prácticamente inexistentes y tal vez la mayor restricción era que al principio era que fue creado para ejecutarse únicamente para las computadoras que tuvieran el chip del microprocesador 650.

En 1981, IBM introdujo la computadora personal IBM, aumento la capacidad de memoria de la maquina sobre la computadora anterior.

Lotus 1-2-3 fue una de las primeras hojas en ofrecer  la integración: gráficos, hojas y capacidades para la gestión de datos.

Casi al mismo tiempo que lotus 1-2-3 ganaba popularidad, apple computer desarrollaba un modelo diferente de computadora. En PARC (centro de investigación de palo alto, las computadoras personales Xerox utilizaron de forma extensiva los gráficos, menús y un nuevo dispositivo de señalización desplazando con la mano que se denomina ratón.

Mientras tanto, Microsoft corporación, creo Microsoft multiplan, como hoja electrónica. Aunque para alcanzar a Macintosh le faltaba mucho por lo cual comenzó a desarrollar una  hoja electrónica avanzada. Esta ofrecía a los usuarios toda la integración de lotus y más presentaciones. Este producto evoluciono a lo que es ahora Excel.

  • Primeros pasos

  Manejo de ventanas

Utiliza ventanas o áreas rectangulares definidas de su pantalla, como áreas de trabajo. Entre esta esta una barra de menú y varios iconos o pequeños símbolos gráficos que representan una función concreta.

  Icono de control

Este símbolo representa un menú despegable que presenta órdenes para modificar el tamaño o posición de la ventana.

  Icono de maximizar

Se utiliza para hacer que la ventana en uso o ventana activada ocupe toda la pantalla. Se puede pulsar Alt.-F10.

  Icono para minimizar

Se utiliza para reducir el tamaño de la ventana activa con un icono pequeño que aparece en la parte superior de la pantalla o pulsando Alt.-F9

  Barra de menú

Este elemento se extiende a través de la parte superior de cada ventana y visualizada los menús que están disponibles para dicha ventana. Las opciones que aparecen en la ventana de menús varían dependiendo de la aplicación que se este utilizando.

  • Tamaño de las ventanas

Para cambiar el tamaño o la posición de una ventana, use las ordenes de mover y tamaño que se encuentran en el menú control. Para activar el menú de control para la ventana de aplicación, utilice la combinación de teclas Alt.-ESPACIO.

  • Introducir a los cuadros de diálogos

Algunas ordenes de menú van seguidas de puntos suspensivos (…), después de darle clic aparece un cuadro d e dialogo.

 

Un cuadro de dialogo puede contener un número de opciones diferentes, tales como:

*     Bloques de comparación: pequeño bloque cuadrado que se utiliza para activar o desactivar una opción

*     Bloques de listas: área rectangular que se utiliza para mostrar una lista de nombre disponibles, tales como los nombre de archivo

*   Botones de ordenes: área rectangular cuyos extremos son redondos utilizados para ejecutar una orden u acción

*     Botones de opciones: pequeño circulo utilizado para elegir entre una lista de opciones disponibles

*     Bloques de texto: área rectangular en la que puede introducir texto necesario para una orden.

Si presiona sobre el botón cancelar, cancelara todas las especificaciones y eliminara el cuadro de dialogo de la pantalla. Para cancelar un cuadro de dialogo también se puede pulsar esc.

  • Sistemas de ayuda

Proporciona ayuda sobre las órdenes de  Excel, sus procedimientos, las funciones de la hoja y los mensajes de error.  Puede obtener ayuda sensible al contexto, relativa al texto que es esta trabajando. Ejemplo:

  • Uso de tecleado

Excel utiliza un  número de teclas de propósito especial para varias funciones. Desde la función 1 hasta la 12. Agrupadas normalmente en la parte izquierda del teclado, son cinco las teclas que se utilizan normalmente:

*      Escape (ESC)

*     TAB

*      SHIFT

*      ALTERNATE (Alt.)

En la parte derecho del teclado, en el área de las teclas numéricas, esta es la tecla para suprimir, la cual puede ser utilizada para suprimir caracteres o apartados seleccionados en Excel. En el extremo derecho hay dos teclas con los rótulos mas (+) y menos (-)

  • Desarrollo de una hoja

La hoja en blanco titulada hoja 1 esta divida en filas y columnas. Cada intersección de columna  y fila forma una celda. Las celdas contienen  texto o números.

Cada coordenada de celda esta determinada por una columna o fila. La referencia se localiza en la esquina superior es a1 (columna a fila 1).

La hoja de Excel  contiene 256  columnas y 16.384 filas. Las columnas están rotuladas desde la a hasta la Z y continua AA hasta la AZ, luego la va hasta la AZ y así sucesivamente hasta llegar a la última columna IV. Solo se visualizara una parte de la hoja. Con los anchos estándar de las columnas. Excel solo visualiza normalmente alrededor de unas 8 columnas por 13 filas. El número exacto de filas y columnas visualizadas depende del ancho de las columnas, el ancho de la ventana y su equipo de gráficos. La celda destacada por el cursor es la celda activa.

El sistema de menú desplegadles de Excel permite elegir varias funciones, tales como cambiar el ancho de una columna o imprimir una hoja. Con el teclado se accede pulsando Alt.-A. En lotus se pulsa una barra inclinada (/) seguida de la letra subrayada sobre el nombre del menú.

Contiene órdenes para recuperar y grabar hojas, abrir y cerrar hojas.

 Menú Archivo

  1. Nuevo (Alt.-AN): crea una nueva hoja de cálculo, gráficos o macros

  2. Abrir (Alt. +AA): abre un archivo ya cerrado de hoja, grafico, macros o externo que puede ser cargado en una hoja.

  3. Cerrar (ALT+AC): cierra la hoja de cálculo, grafico o macros en uso.

  4. Guardar (ALT+AG): guarda el archivo en uso bajo el nombre existente.

  5. Guardar como (ALT+AO): guarda un archivo bajo el nombre que se le especifica.

  6. Guardar área de trabajo (ALT+AT): guarda una lista con todos los archivos abiertos en otro archivo.

  7. Eliminar (ALT+AE): suprime archivos. Se tiene que escribir el nombre del archivo y confirmar.

  8. Ajuste pagina (ALT + AP): muestra las especificaciones utilizadas para determinar la presentación de las páginas impresas.

  9. Imprimir (Alt. + Ai): imprime toda una hoja o área definida.

     

    • Buscar: busca en la hoja activa una cadena o valor determinado.

      Menú Edición

     

    • Deshacer: cancela los efectos de la última orden.

    • Cortar: destaca una selección para que sea cortada de una posición en otra cuando se ejecute la orden pegar.

    • Copiar: destaca una selección que será copiada de una posición a otra cuando se ejecute la orden de pegar.

    • Pegar: inserta una selección definitiva previamente con las ordenes cortar o copiar.

    • Borrar: elimina formulas, valores, formatos, o las tres cosas, de la celda activa.

    • Pegado especial: pega datos u otras propiedades de la hoja de una forma especial, combina datos almacenados en las celdas copiadas.

    • Rellenar: esta se divide en dos hacia la derecha, copia la celda o celdas de la columna del extremo izquierdo, y hacia abajo, copia la celda o celdas de la fila superior de una selección en las celdas restantes de dicha selección.

      Menú Formato

    Proporciona órdenes que afectan a la presentación de la hoja. Dentro de la orden de celda se despliega u cuadro de texto:

     

    • Numero: Establece el formato de visualización de los valores numéricos, incluyendo fecha y hora.

     

    • Alineación: Para cambiar la alineación de texto o valores almacenados en una celda seleccionada o en un gripo de celdas.

     

    • Fuente: Permite elegir varios tipos de letras para texto o números.

     

    • Bordes: Puede cambiar los bordes de un grupo de celdas

     

    • Proteger celda: Define  una celda o rango de celdas que no serán bloqueadas o que tendrán oculta sus formulas.

     

    Modifica la altura de las filas seleccionadas o de la fila  que contiene la celda activa. La altura máxima es de 12 puntos.

    Modifica el ancho de las columnas seleccionadas o de la columna que contiene la celda activa. el ancho estándar es de 8 caracteres.

     

         

     

     

     

    • Desplazamiento de una hoja

    Cuando no esta abierto ningún menú, puede utilizarse la teclas de flechas para desplazar  el cursos alrededor de la hoja. Por este motivo se denomina tecla de cursor.

    Las teclas repag y avpag también pueden utilizarse para desplazar la hoja hacia arriba o hacia abajo por pantallas completas. Manteniendo presionada la tecla control mientras pulsa cualquiera de las teclas de cursor, puede desplazarse a los cuatro extremos de la hoja.

     

    • Introducción de información

    Si el cursor no se halla en la celda a1, se tiene que posicionar en ella con las teclas control + inicio, si se introduce un número este aparece en dos lugares: en la celda activa y en un área superior de la pantalla, junto a la referencia de celda. Esta se denomina barra de formula

     

    Una vez acabado de introducir la información pulse ENTER, este llevara el cursor a la celda A2. Si introduce un signo igual le indica a Excel que esta ingresando una formula. Ejemplo:

     

    • Texto, Valores y Formulas

    En términos de texto puede admitir 255 caracteres dentro de una sola celda. Este es incapaz de tomarse para una formula.

    Los números introducidos en una hoja pueden constar de cualquiera de los 10 dígitos y de ciertos símbolos.

    • Introducción de fecha y hora

    Dentro de una hoja de Excel, también puede almacenarse fechas y horas. Esta capacidad puede serle útil para registrar fechas cronológicas, tales como las fechas de contratación de los empleados o el tiempo empleado en la tarea de facturación. Los formatos estándar para fechas y horas son los siguientes:

    Formatos de fecha

    Formatos de hora

    6/22/54

    3:15

    22-junio-2005

    3:15:17

    12-octubre

    11:12

     

     

     

    Siempre que la formula que se encuentra dentro de una hoja permanezca intacta, podrá cambiar los valores y Excel recalculara el resultado basándose en los nuevos valores.

     

    • Selección de un grupos de celdas

    Los usuarios pueden seleccionar rápidamente marcando y manteniendo presionado el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda, arrastrando hasta la última.

    Ya seleccionadas las celda se puede cambiar el formato o eliminarlas, cortarlas

     

    • Modificación del ancho de la columna

    Si el texto que da mas grande que la columna este problema se puede solucionar incrementando el ancho de columna. Con el cursor active el menú formato y elige la opción ancho de columna. Excel visualizara un cuadro de dialogo pidiéndole un ancho de columna.

    • Desarrollo de Formulas

    Excel puede desarrollar las formulas indicando que valores se deberán utilizar y que calculo deberá aplicarse a dichos valores. Y siempre comienzan con un signo igual.

     

    Las formas que se utilizan para calcular un valor basado en una combinación de otros valores. Estos valores pueden ser números, referencias de celda,  operadores (+, -, *, /) u otras formulas.

    Los operadores matemáticos se utilizan para producir resultados numéricos. Aparte de la suma (+), resta (-), multiplicación (*) y división (/), Excel también acepta como operadores matemáticos la exponenciación y porcentaje (%). además de los de concatenación (&) como operador de texto, al igual que los operadores de comparación (=, >, <, >=, <=, <>) para comparar un valor con otro. esto se conoce como concatenación.

    •  Operadores de unión y rango

     Dos operadores especializados normalmente por Excel son los operadores de unión y rango, indicando por dos puntos (:), se utiliza para indicar un rango de celdas (e1:e2).  El operador de unión, indica por una coma, se utiliza para hacer referencia a mas de un valor (c4:c5, e4:e5).

    •  Impresión de la hoja

     Para imprimir una hoja de menú, active el menú de archivo con ALT-F y se selecciona la orden imprimir. Aparecerá un cuadro de dialogo de la impresora.

     Se puede pulsar TAB hasta destacar el botón aceptar y luego pulse ENTER para comenzar a imprimir.

     

    • Almacenamiento de la hoja

    Es bueno que se almacene de una forma periódica en un disco, haciendo esto evitara una posible perdida de información debido a un fallo del suministro electrónico o algún accidente similar.

    Para grabar active el menú archivo y elija la orden guardar. Se le pedirá un titulo para la hoja. Excel añade normalmente la extensión .xls a todos los archivos de hoja.

 

 

 

 

 

HOJA DE CÁLCULO

Una hoja de cálculo puede reducir el trabajo en tareas que impliquen cálculos repetitivos; también puede revelar relaciones ocultas entre números, dando mucha precisión a la planificación y la especulación financiera.

Los programas de este tipo se basan en el concepto de la matriz maleable. Un documento, llamado hoja de trabajo o de cálculo aparece en la pantalla como una malla de filas numeradas y columnas rotuladas alfabéticamente. El número de columnas a las que se puede tener acceso depende da la capacidad de la RAM. La intersección de un renglón y una columna particulares se llama celda. Cada celda tiene una dirección única formada por un número de fila y una letra de columna. Cada celda puede contener un valor numérico, un valor alfanumérico o una fórmula que represente una relación entre números de otras celdas.

Los valores (números) son la materia prima con que el software de hoja de cálculo realiza los cálculos.

Para comprender con mayor facilidad los números, habitualmente hay unas etiquetas en la parte superior de las columnas y en un extremo de las filas. Una entrada de etiqueta es una palabra, frase o sucesión de texto alfanumérico que ocupa una celda particular. Para el computador, estas etiquetas son cadenas de caracteres sin sentido.

Algunos conceptos

  • @     Macros: son procedimientos diseñados a la medida que se pueden añadir al menú de opciones existente. Esta operación puede hacerse mediante un lenguaje de macros especial, o por medio de una grabadora de macros que captura cada movimiento que se haga con el teclado y el ratón.

  •  

  • @    Plantillas: Son hojas de cálculo reutilizables que contienen etiquetas y fórmulas pero no valores de datos. Estas plantillas producen respuestas inmediatas cuando se llenan los espacios en blanco. Algunas vienen con el software de hoja de cálculo y otras se venden por separado. Los usuarios pueden crear las suyas o comisionar a programadores para que las elaboren.

  •  

  • @    Enlaces: La mayoría de los programas de hojas de cálculo permiten crear enlaces automáticos entre hojas de cálculo, de modo que al cambiar los valores en una se actualicen automáticamente todas las hojas de cálculo enlazadas.

  •  

  • @    Capacidades de base de datos: Muchos programas de hojas de cálculo pueden realizar las funciones elementales de una base de datos: almacenamiento y recuperación de información, búsquedas, ordenamientos, generación de informes, combinación de correo, etc.

Una hoja de cálculo es sobre todo muy útil para plantear cuestiones del tipo si-entonces. Algunos programas cuentan con módulos de resolución de ecuaciones que invierten las cuestiones de este tipo; un módulo de resolución de ecuaciones le permite definir una ecuación, especificar el valor objetivo y el computador determina los valores de datos necesarios.

Permiten que el usuario incluya cuadros de información divididos en filas y columnas. El punto donde una fila y una columna se interceptan se llama "celda". El usuario puede definir fórmulas en las celdas para ejecutar cálculos utilizando la información de otras celdas. Los resultados de las fórmulas se calculan automáticamente a medida que se agregan las cantidades. Cuando se efectúan cambios a la información contenida en las celdas, el programa recalcula las fórmulas y muestra automáticamente los nuevos resultados.

Los usos de las hojas de cálculos pueden ir desde simples cálculos aritméticos, como sumar columnas de números, hasta sofisticados análisis de información. En el campo electoral, se les utiliza para calcular y desplegar resultados electorales. También se les usa comúnmente para llevar registros financieros y realizar cálculos con ellos.

Algunos programas de hoja de cálculo también permiten:

*     Especificar el tipo y tamaño de la letra así como el color del texto.

*     Determinar al gusto los márgenes y tabuladores.

*     Revisar ortografía y gramática.

*     Búsqueda de texto específico.

*     Corregir errores.

*     Utilizar líneas, bordes y sombras.

*     Resaltar el texto con cursivas, negritas, subrayado, color y movimiento (en pantalla).

*     Numerar automáticamente páginas, párrafos o componentes de un listado.

*     Imprimir páginas de manera vertical u horizontal.

*     Agregar títulos y notas de pie de página.

*     Incorporar fotografías, imágenes, símbolos, gráficas y video (en pantalla).

*  Incorporar ligas en la pantalla (conocidas como "hipervínculos") que pueden trasladar al usuario a otras partes del mismo documento, a otros documentos almacenados en un disco local o una red o a documentos y páginas de Internet.

Es mejor utilizar los programas de hoja de cálculo cuando la información está siendo utilizada en dos dimensiones (filas y columnas). Cuando se analizan distintas clase de variables o cuando existen múltiples interrelaciones entre ellas, las bases de datos relacionables son un método más eficiente para registrar y analizar la información

 

*     Datos numéricos: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + -( ), / $. e e
se alinean a la derecha por omisión.

*     Datos de texto: a - z, combinación de números, espacios y caracteres no numéricos.
se alinean a la izquierda por omisión.

*  Datos de fecha y hora: 4/3, 4/3/99, 4-mar, 4-mar-99, 04-mar-99, mar-99, marzo-99, 4 de marzo de 1999
13:30, 13:30 PM, 13:30:55, 1:30:55 PM
se alinean a la derecha por omisión.

*     Datos lógicos: verdadero y falso.
por lo regular son resultados de fórmulas, aunque es posible teclearlos.

*     Se alinean al centro por omisión.

 

 

Otros conceptos importantes:

  • @    Libro de trabajo: El documento básico para Excel. sus archivos usan la extensión xls, como abreviatura de "Excel spreadsheet". un libro de trabajo usualmente contiene varias hojas de trabajo.

  •  

  • @    Hoja de trabajo: Una sola hoja con datos. una o más hojas de trabajo forman un libro de trabajo.  piense en ellas como hojas de papel apiladas una encima de la otra, para formar el libro de trabajo.  

En un libro de trabajo el máximo número de hojas dependerá de la memoria de su computadora. el libro de trabajo por defecto, puede tener hasta 255 hojas de trabajo.  

Una hoja de trabajo también llamada hoja u hoja de cálculo, puede tener hasta 256 columnas y 65,536 filas con hasta 32000 caracteres a dentro de una sola celda

  • Ventana libro de trabajo: Es la ventana del documento en una ventana de Excel.  

  • Celda: Intersección de una fila con una columna, en una hoja de trabajo.

  • Etiqueta de la hoja: Cada hoja de trabajo tiene abajo en la ventana del libro de trabajo,  una etiqueta con el nombre de la hoja de trabajo escrito en la misma.  

 

  • Hoja de trabajo activa : La hoja de trabajo que recibe la acción de las teclas  y comandos. tiene una etiqueta blanca y su nombre escrito en negrita.  

  • Espacio de trabajo: El espacio debajo de las barras de herramientas que despliegan sus documentos.  

Nota: El libro de trabajo por defecto se llama Libro1. Contiene tres hojas de trabajo, llamadas Hoja1, Hoja2, Hoja 3. Usted querrá cambiar esta designación por algo más interesante y útil.

  La Hoja de Trabajo Y Barra de Fórmula 

Las partes de una hoja de cálculo

  • @    Cuadro de Nombre: En la hoja, arriba  a la izquierda. Usado para mostrar la celda de referencia  y para dar y mostrar los nombres de las celdas.

  •  

  • Barra de Fórmula: Muestra los contenidos de una celda cuando es seleccionada, bien sea texto, números o una fórmula de cálculo. A veces toda la barra conteniendo el Cuadro de Nombre  y el cuadro de texto de la fórmula  es llamada la barra de Fórmula. A veces significa el cuadro de texto de la fórmula solamente. 

  • Fórmula: Parece más bien una ecuación algebraica, como en =SUMA (A4:D7) o =PROMEDIO (C3, F5, H10). La mayoría de las fórmulas usan celdas de referencia para obtener los valores con los cuales poder calcular.

  • Referencia absoluta: Cuando no se quiere que cambie la celda de referencia si las cosas se mueven, se debe usar una referencia absoluta, mediante un signo $ antes de la letra de la columna y de la fila, como en: $B$3 o $AD$345.  

  • Celda activa: Tienen alrededor de ella un borde oscuro y los encabezados de las filas y  las columnas se ven en relieve, semejando botones, o son en color. 

 

  • Entrar datos: Seleccionar la celda, escribir sus datos y pulsar la tecla ENTRAR. Lo que escribió en el teclado es ahora contenido en la celda.  

  • Rango: Un conjunto rectangular de celdas, al que se hace referencia usando las celdas de referencias de arriba a la izquierda o de abajo a la derecha, separadas por dos puntos como en  A1:B2 para el rango ilustrado a la derecha. La referencia absoluta para el rango sería  $A$1:$B$2. Se selecciona un rango arrastrando.

  • Lineas de la división: Las líneas grises que forman las celdas. Por defecto ellas no son impresas.  

Sobrescribiendo los contenidos de la celda: Si selecciona una celda y comienza a escribir, lo que escribe reemplazará lo que dicha celda ya contuviera. Para editar lo que ya está en la celda, hacer un doble clic en la misma. Entonces podrá usar los mismos métodos para editar que usaba en Word - teclas flecha para mover al cursor y las teclas  RETROCEDER  y  ELIMINAR para remover caracteres, etc. Esto es llamado "editar en el lugar".

Contenidos ocultos: Los contenidos de una celda se superponen en la celda hacia la derecha si esa celda está vacía. Si no lo estuviera, lo que ve en la misma estará recortado, para entrar en el ancho de la celda. No se pierde ningún dato de la celda. Solo que no puede verlos. Las celdas A2 y B3 tienen texto abajo que se superpone con las celdas vacías hacia la derecha. Pero A3 solamente muestra lo que cabe. Compare lo que ve en la celda A3 con lo que se muestra en la barra de Fórmula Esta muestra todo el texto en la celda seleccionada. Más tarde aprenderá qué hacer acerca de esta complicada situación.

  • Triángulos en las esquinas de las Celdas

Microsoft Excel usa pequeños triángulos en las esquinas de una celda para indicar errores en la fórmula, comentarios, u opciones de Tarjetas Inteligentes.  Cuales verá, depende de que versión de Excel esté usando.  

  •   Error = triángulo verde en la esquina superior izquierda 
  •   Comentario = Triángulo rojo en la esquina superior derecha

Haga pasar el cursor por encima de la celda y aparecerá el comentario que está incrustado.

Hacer un clic derecho en la celda para que se vea un menú que incluye opciones acerca  del comentario.

  •   Etiqueta inteligente = El triángulo púrpura en el derecho del fondo de la celda

Ciérnase sobre la celda y el botón de Acciones aparece. Hacer un clic en la flecha para ver un menú de opciones de Etiqueta inteligente.

  

  • Formas del Puntero  

En Excel el puntero del ratón puede adoptar una cantidad de formas diferentes. La forma indica que efecto tendrá en el movimiento del ratón y la acción de las teclas. A medida que se mueven el puntero por los alrededores, este puede titilar convirtiéndose de una forma a la otra.

 

Forma

Usada para:

 

Seleccionar una celda o rango

O

 

Arrastrar la celda o el rango seleccionados.

 

En Excel 2002/2003, se puede arrastrar una selección cuando el puntero se encuentra encima del borde de lo que se está seleccionando, con la forma Mover.

 

Llenar (copiar valores dentro de las celdas  a través de las que arrastra)  o llenar series (copia un diseño de valores, como el llenado de los días de la semana)

Forma de puntero: I

 

Ingresar o editar datos. El  cursor (línea vertical dentro de la celda) titila.

 

Redimensionar columna

 

Redimensionar fila

 

Copiar los formatos de celdas con la herramienta, Copiar Formato

 

 

 

 

 

GRÁFICOS

El tipo de gráfico determina el aspecto básico de su gráfico, -barra, circular, línea, anular, etc.  

Además  el tipo de gráfico establecerá los estilos de fuentes y los tamaños de los títulos y etiquetas de datos, colores, y diseños, grillas, escala de los ejes y otras características de su gráfico. Los tipos predefinidos de gráficos proveen un acceso directo muy útil para el diseño de los mismos. Usted puede personalizar cualquier característica y guardar su esquema como un tipo Personalizado.      

 

  • Partes de un Gráfico

Podría ayudar conocer las partes de un gráfico antes de tratar de formatearlo. Algunos tipos de gráficos no tienen todas esas partes. Por ejemplo, un gráfico circular no tiene ejes.    

  • Área del Esquema: donde los datos actualmente son representados de manera gráfica.

  • Series de Datos: las barras, puntos o cuñas que representan los valores que está graficando.

  • Rótulos de datos: el valor para una barra, punto o cuña, mostrados cerca de el mismo en el gráfico. 

  • Eje: la cuña vertical u horizontal del gráfico que está marcada con longitudes parejas.

  • Tabla de datos: una tabla de los valores  graficados en el gráfico.   

  • Área del gráfico: incluye todas las partes del gráfico - la parte graficada, los títulos, la tabla de datos, leyenda y el fondo.

  • Fondo: color, patrón o  imagen detrás del gráfico actual.

  • Títulos: el título para todo el gráfico y los títulos para cada eje.       

  • Leyenda: muestran qué representan los colores o patrones del gráfico.

  • Consejos del gráfico: un cuadro que surge e  identifica la parte del  puntero que pasa encima. Un aviso puede mostrar las series de datos y dar sus valores en los distintos puntos.  

Nota: Los gráficos circulares  son los más útiles para mostrar como se relacionan las partes con el todo.  Mientras que los gráficos con columnas son buenos para mostrar como los puntos de los datos están relacionados uno con el otro. Es mucho más fácil de ver como se compara cada columna con las otras, que los sectores de un gráfico circular.

Un gráfico de columna tiene más características que las que tiene un gráfico circular. Tiene más partes para jugar con ellas.

Un buen diseño no tiene que ser lindo o colorido, pese a que eso ayuda con frecuencia. Una hoja bien diseñada será cómoda para trabajar con ella y hace más fácil contestar las preguntas que desee formular.

Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:

*     Selecciona los datos a representar en el gráfico.

*     Selecciona el menú insertar.

*    Elige la opción gráfico... si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú. o bien haz clic sobre el botón gráfico de la barra de herramientas.

*  Elige un tipo de gráfico. observa como existen más tipos de gráficos en la ficha o pestaña tipos personalizados.

*   Una vez elegido el tipo de gráfico, en el recuadro de la derecha, elige un subtipo. si no tienes muy claro la diferencia entre subtipos, en la parte inferior del recuadro aparece una breve descripción de éste.

*     Si pulsas sobre el botón presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico según los datos seleccionados en el paso 1.

*     En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de diálogo, hacer clic sobre el botón deseado:

*     Cancelar para no realizar el gráfico.

*     Atrás para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este botón aparecerá desactivado ya que no tiene sentido.

*     Siguiente para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el último paso, este botón no tendrá sentido.

*     Finalizar para salir del asistente, pero creando el gráfico con todas las opciones que tiene por defecto.

  • Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO.

En caso de elegir el botón SIGUIENTE, aparecerá el segundo paso del asistente

 

Este pasos es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos fichas o pestañas

 

Selecciona el rango a representar y haz clic sobre le botón para volver con el asistente para gráficos.

Selecciona la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos.

 

Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores

 

El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1, 2,3... Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón (explicado en el paso 8) o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.

Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe.

 

En la primera ficha Títulos, escribir en el recuadro Título del gráfico el nombre que deseamos que aparezca en la parte superior de éste.

 Escribe en el recuadro Eje de categorías el título que le queremos asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal).

 Escribe en el recuadro Eje de valores el

título que le queremos asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical).

 Haz clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del gráfico.

Junto con el eje de categorías podremos especificar la escala utilizada para ver los rótulos.

Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los rótulos del eje sean fechas. Con la opción categoría sólo aparecerán en el eje las fechas de los rótulos, y con las otras opciones aparecerán todas las fechas entre los distintos rótulos.

Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos:

  • Opciones de Gráficos, que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico.

 

Haz clic sobre la ficha Líneas de división, para seguir con las opciones del gráfico. Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posición de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes.

Las líneas de división principales parten de unas subdivisiones del eje denominadas marcas de graduación principales. Las líneas de división secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas de graduación secundarias

 

Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla mostrar leyenda.

Si la casilla mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejará elegir entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones: abajo, esquina, arriba, derecha, izquierda.

Haz clic sobre la ubicación o posición deseada.

Haz clic sobre la ficha rótulos de datos, para seguir con las opciones del gráfico.

 

En caso de elegir cualquier opción distinta de Ninguno, nos permitirá activar la casilla Clave de leyenda junto a rótulo para que aparezca junto con el rótulo el color de la serie representada. Selecciona el tipo de rótulo que deseas que aparezca junto con los datos en el gráfico.

Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el gráfico.

Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla.

 

Aparecerá el cuarto y último paso del asistente para gráfico: ubicación del gráfico, que nos permitirá elegir si deseamos el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente.

Haz clic sobre la opción en una hoja nueva si deseamos que nuestro gráfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuación podrás especificar cómo deseas que se llame la nueva hoja.

O bien, haz clic en la opción como objeto en si deseas que nuestro gráfico aparezca junto con los datos de la hoja de cálculo

 

Modificar la Posición y el tamaño de un Grafico

  • Posición

*     Selecciona el gráfico.

*      Sitúa el puntero del ratón sobre el gráfico.

*      El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca que apunta hacia la izquierda.

*     Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde desees colocar el gráfico.

*     Suelta el botón del ratón

  • Para cambiar el tamaño de un gráfico:

1.    Selecciona el gráfico.

2. Sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de los indicadores alrededor del cuadro del gráfico (como si se deseara cambiar de tamaño una ventana). el puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas.

3.     Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta

  • Analice una hoja

Para analizar la efectividad del diseño de una hoja, use las preguntas siguientes acerca de ella. Con un buen diseño puede contestarlas fácilmente. Un diseño pobre o malo lo hace difícil o imposible.  

  1. Propósito: Para qué es  qué preguntas responde.  

  2. Datos: Qué datos son usados y de donde provinieron los mismos.  

  3. Cálculos: Como los ejecutan a ellos (que partes son calculadas y que fórmulas son usadas para hacer los cálculos). 

  4. Cambios: Le permite esta hoja agregar o cambiar los datos más tarde  es eso importante para esta hoja en particular resultará fácil hacerlo.  

 

 

 

 

 

 

Funciones y Formulas

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

  • NOMBRE _ FUNCIÓN (Argumento1; Argumento2;...; Argumento)

Siguen las siguientes reglas:

*     Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

*    Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. no dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

*     Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

*     Los argumentos deben de separarse por un punto y coma;.

Ejemplo: =suma (a1:c8)

Tenemos la función suma () que devuelve como resultado la suma de sus argumentos.

El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así a1:c8 indica todas las celdas incluidas entre la celda a1 y la c8, así la función anterior sería equivalente a:

=a1+a2+a3+a4+a5+a6+a7+a8+b1+b2+b3+b4+b5+b6+b7+b8+c1+c2+c3+c4+c5+c6+c7+c8

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =suma (a1:b4)/suma (c1:d4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

  • Insertar Función Con El Asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

si queremos introducir una función en una celda:

*     Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar el menú insertar.

*     Elegir la opción función...

*     O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

*     Aparecerá el cuadro de diálogo insertar función de la derecha.

Excel 2003 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita. 

 

 

 

 

 

 

MACROS

La macros son combinaciones de pulsaciones de teclas que automatizan la mayoría de las tareas realizadas habitualmente en un programa. La macros permiten registrar una secuencia de caracteres como una combinación de teclas. Al reproducir la macro, Excel la ejecuta como si se introdujeran de forma manual los caracteres contenidos en la macro. Las macros de Excel también pueden ser programadas muy complejos, que tomen decisiones basadas en la información introducida por el usuario. El potente lenguaje de macros de Excel ofrece prestaciones con las que estarán familiarizados la mayoría de los programadores. Se puede bifurcar o llamar a subrutinas que pueden almacenarse en forma de macros. También se puede utilizar una lógica para un bucle repetitivo o conjunto de instrucciones que se repiten un cierto número de veces. Podemos visualizar varios tipos de cuadros de dialogo en la pantalla y controlar su tamaño y posición. Por ultimo, el lenguaje de macros de Excel ofrece la posibilidad de llamar a otros programas ajenos al entorno de Excel y de trabajar con archivos externos de texto en formato ASCII.

  • Tipos de Macros

Excel ofrece dos tipos de macros: macro ordenes y macro funciones. Las macro órdenes son macros que ejecutan una serie de órdenes. Las macro órdenes pueden tener un lato grado de complejidad muy variable. También pueden ser interactivos para  visualizar peticiones, mensajes y cuadros de dialogo, y obtener información del usuario para utilizarla en etapas posteriores.

Las macro funciones son muy similares a las funciones de Excel, ya que actúan sobre valores, realizan cálculos y devuelven un valor. Para recordar con facilidad la diferencia entre macro ordenes y macro funciones hay que tener en cuanta estos puntos. Las macro órdenes son similares a las órdenes y realizan tareas. Las macro funciones se almacenan como formulas y aceptan y calculan un valor, como las funciones.

  • Hojas de Macros

Para almacenar las macros creadas, Excel utiliza hojas de macros. Una hoja de macro presenta un aspecto muy similar al de una hoja de cálculo, como muestra el ejemplo de la figura.

Como las hojas de macros son tan similares a las hojas de trabajo, ya esta familiarizado con la mayoría de las tareas que pueden realizarse sobre ellas. La mayoría de las operaciones, tales como introducir información, editar celdas y utilizar las órdenes Copy y Paste, son idénticas a las realizadas sobre las hojas de cálculo.

  • Descripción del menú de Macros

El menú macro permite acceder a la mayoría de órdenes sobre macros. El menú macro contiene cinco ordenes: Record, Run, Star/Stop, recorrer, set recorder y absolute.

  • Creación de un Macro

Excel ofrece dos métodos para crear una macro:

*     De forma manual, introduciendo la macro deseada en una hoja de macro.

*     Activando el macro recorder, realizando las tareas requeridas sobre la hoja y desactivarlo a continuación el macro recorrer. Apreciara mas el valor del segundo método cuando este familiarizado con el primero; además, si desea escribir macros complicadas, que funcionen como programas, tendrá que conocer la forma de escribirlas manualmente. De esta forma podemos llevar a cabo tareas complejas (como diseñar una cuado de dialogo).

La creación manual de una macro requiere tres etapas:

*     Abrir una hoja de macros nueva

*     Introducir las macro funciones que configura. La macro en una sola columna

*     Utilizar la orden define name para asignarle un nombre a la macro y especificar si es una macro orden o una macro función. 

 

 

 

 

 

 

Uso de base de datos

El diseño de las Intranets, basadas en la tecnología web, están experimentando una evolución comparable a la que en su día vivió la Red. El auge de las Intranets se debe no sólo a las ventajas que ofrece dicha tecnología sino al nivel y control de accesibilidad, hecho determinante que ha motivado que las empresas, tanto públicas como privadas, se tiendan cada vez más a compartir y comunicar la información de la institución en la Intranet.

De las aplicaciones Intranet en el mundo universitario, una de las más innovadoras es, en sentido general, la revolución que significa para las bibliotecas y en concreto, en el campo de las bases de datos. En esta comunicación se tratará de la evolución de las bases de datos en formato tradicional a las bases de datos en versión web accesibles desde la Intranet de la Biblioteca de la Universitat Politècnica de Catalunya (UPC).

Referente a las bases de datos podría decirse que la Intranet ha sido el resultado de la suma de CD-ROM + Web, pero se prescindiría de uno de los puntos clave más interesantes: la posibilidad de publicar bases de datos propias de la institución con software diseñado para esta funcionalidad.

Se está trabajando también con otros programas, como por ejemplo, Access de Microsoft para bases de datos internas (administrativas), que combinado con comandos básicos de SQL y HTML da unos resultados excelentes consultables desde la Intranet.

De las bases de datos comerciales que ofrecen la versión Intranet se ha optado por las bases de datos de Dialog (Dialog@Site) y las de Silver Platter (ERL) con la posibilidad de integrar los dos productos en el paquete de EI Village.

Tener las bases de datos en esta modalidad puede suponer olvidarse del CD-ROM, conectarse a un servidor remoto y actualizar la información de forma más rápida. Dependiendo del tipo de contrato se tendrá licencia para descargar la información en el servidor Intranet y continuar recibiendo el disco, aspecto a tener en cuenta y no sólo porque significa ofrecer dos opciones de acceso, sino porque los usuarios han de acostumbrarse al cambio, y necesitan un periodo de transición para sentirse cómodos con la novedad.

  • Keywords

In-house databases, Intranet, Intranet -- Aplicaciones en bibliotecas, Document retrieval

  •  Otras bases de datos

Para publicar información en la Intranet no es necesario saber programar, a no ser que se quiera hacer más cosas que compartir ficheros. En este caso se necesitan "scripts" o CGIs normalmente escrito en C, C++ o Perl, para que ejecuten las órdenes en el servidor cuando el usuario entra un comando en la pantalla Web. Se pueden diseñar y de hecho hemos diseñado CGIs para buscar información en nuestras bases de datos y también para llamar aplicaciones vía Web.

  • Microsoft Access

En las Bibliotecas de la UPC estamos desarrollando bases de datos internas, como puede ser la base de datos de personal o la de presupuestos para que sean consultables desde la Intranet. De momento el acceso a las bases de datos internas está restringido, y en este caso no por IP, sino por passwords y/o aplicaciones. Así, un usuario-estudiante puede acceder a las bases de datos (EP, SER) pero no podrá acceder a saber cuantos días de vacaciones le quedan al personal bibliotecario.

Las bases de datos en cuestión están diseñadas en Access de Microsoft y el procedimiento para poderlas consultar desde la Intranet es sencillo (mediante ODBC). Se guardan las consultas y los formularios en htmL y automáticamente se crean los ficheros .IDC y .HTX. También se pueden crear las búsquedas directamente en SQL (Oracle).

  •  Bases de datos comerciales

Además de las bases de datos que hemos creado y estamos creando en las Bibliotecas de la UPC, existen otras bases de datos que ofrecen un servicio más amplio a la comunidad universitaria, no sólo a los trabajadores, sino y sobre todo a los estudiantes, lectores, estudiantes de doctorado y personal docente. 

  • Dialog at Site

Las Bibliotecas de la UPC hemos decidido adquirir la solución que propone The Dialog Corporation: Dialog@Site. De momento solo poseemos en esta modalidad Ei Compendex, la base de datos más consultada por nuestros usuarios, pero estamos pensando adquirir otras como PaperChem o Pascal. Las ventajas de este sistema frente al CD-ROM son: la posibilidad de realizar búsquedas en múltiples años, la interficie amigable del web y la facilidad de incorporar nuevas bases de datos inderogables con el mismo software. Dependiendo de la base de datos existirá o no un thesauurus accesible en línea (Intranet).

De entre los inconvenientes hay que nombrar la imposibilidad de personalizar las ventanas de búsqueda y de resultados, así como también la ausencia de funciones para exportar datos (grabar e imprimir) que de momento hay que realizarlas con las opciones del navegador.

  • ERL

Las bases de datos ERL (Electronic Resource Library) de Silver Platter que tenemos consultables en la intranet de las Bibliotecas UPC son BIP (Books In Print) y SIGLE (System for Information Grey Literature in Europe). Las bases de datos con tecnología ERL pueden ser consultadas con Java desde aquellas bibliotecas que reunen unos requerimientos de equipos mínimos. Para las que no los reunen la consulta se realiza con WinSpirs. Como en el caso de @Site también se está pensando en incorporar otras bases de datos de Silver Platter en este sistema.

La principal ventaja de las bases de datos de Silver Platter a parte de la excelente presentación es que se puede realizar consultas en más de una base de datos al mismo tiempo.

  • Knosys

Otro software que se está estudiando en las Biblioteques de la UPC para publicar bases de datos en la intranet es Knosys de Micronet. Las Bibliotecas de la UPC disponen de bases de datos comerciales consultables en este software como por ejemplo la del CSIC (Consejo Superior de Investigaciones Científicas). Es fácil para tenerla en la intranet, sólo es necesario instalar el software en el servidor. La ventaja más considerable es tener acceso a la información desde la red interna o bien desde la red de CD-ROMs, factor a valorar por los usuarios no sólo porque significa tener dos modalidades de acceso, sino porque todavía no están acostumbrados al cambio y necesitan un tiempo para sentirse cómodos con la novedad.

Knosys además también sirve para diseñar bases de datos propias y presenta facilidad para personalizar las pantallas y para incorporar imágenes (.JPG y .GIF). Utiliza un lenguaje de programación propio llamado Knosys Script.

  • Mejoras en las base de datos de Intranet

Parece ser que el miedo generalizado que se tiene a Internet por lo que se refiere a la confidencialidad de los datos que se transmiten está más o menos resuelta con la encriptación de ficheros y con las identificaciones y passwords para los usuarios pudiéndose llegar a eliminar hasta un 99% de los riesgos de infiltración. Esta consideración significa que ni en los documentos en papel podemos estar seguros (Shaw P. McCarthy).

 

 

 

 

 

 

Trabajo con varios documentos

 

Arrancar y cerrar una aplicación de Office: Cualquier aplicación de Office se puede arrancar mediante las opciones adecuadas del menú Inicio que se despliega al hacer clic sobre el botón Inicio existente en la barra de tarea. Cuando se desea finalizar el trabajo con una aplicación que se hayan guardado, se podrá cerrar la aplicación con uno cualquiera de los siguientes métodos:

*     Seleccionando la opción salir del menú archivo.

*     Hacer clic sobre el botón cerrar.

*     Hace doble clic sobre el botón menú de control.

*     Pulsar alt+f4.  

  • Crear documentos de Office: Al arrancar una aplicación aparece la ventana propia de programa con una ventana de documento vacía y preparada para crear un documento.

  • Abrir documentos de Office: En el trabajo con Office o siempre se crean documentos nuevos sino que en multitud de ocasiones se necesitará trabajar con documentos anteriormente creados. Aunque el modo más frecuente de abrir un documento es mediante la opción del menú Archivo, también es posible abrirlo antes de arrancar la aplicación.

  • Menús dinámicos: Una de las características de las aplicaciones Office es que presentan menús dinámicos. La aplicación lleva un control de las acciones que el usuario utiliza con más frecuencia y las ofrece en los distintos menús.

  • Barra de herramientas dinámicas: Al igual que ocurre con los menús las barras de herramientas también son dinámicas, por lo que de vez en cuando cambian su aspecto para ofrecer los botones que el usuario utiliza con más frecuencia.

  • Portapapeles de Office: Las aplicaciones Office pueden utilizar el portapapeles de Windows para realizar las habituales operaciones de Copiar, Cortar y Pegar.

  • Ayuda en Office: Todas las aplicaciones Office ofrecen gran cantidad de información que se puede consultar cuando se desee. Aunque existen multitud de posibilidades para obtener Ayuda (?); Dicho menú ofrecerá distintas opciones en función de la aplicación que se este utilizando.

  • Ayudante de Office: Cuando el ayudante de Office está activo y visible, ofrece la posibilidad de obtener información y consejos acerca de la tarea que se este realizando.

  • Ventana de ayuda: La información de los temas de ayuda se obtiene en una ventana especial. En el texto aparecen hiperenlaces que permitirán acceder a más información relacionada con el tema.

  •  Entorno de trabajo de Word: Como cualquier aplicación diseñada para el sistema operativo Windows, Microsoft Word puede ejecutarse de varios modos diferentes, tal y como se ha explicado en la introducción de Office.

*     Escribir un texto: la escritura de un texto se realiza teniendo en cuenta estas indicaciones:

*    Si se pulsa por error la tecla <intro>en medio de una línea, el cursor saltará a la siguiente, para solucionarlo bastará con pulsar <retroceso>.

*     Cuando el modo de escritura se sobrescribe, la línea de estado mostrará el indicador sob activo.

*     Si al escribir se comete algún error, se puede utilizar la tecla <retroceso> para borrar los caracteres situados a la izquierda del cursor o la tecla <supr.> para borrar los situados a la derecha del mismo.

Modos de visualización: Además de los distintos modos de visualización, que se activan al seleccionar la opción correspondiente del menú Ver, el programa ofrece la posibilidad de modificar el tamaño de la visualización que se activa al seleccionar dicha opción en el menú Ver.

  • Expresiones científicas

Insertar expresiones científicas: En el caso de Word permite crear y modificar expresiones científicas con resultados satisfactorios. Que incorpora el Editor de ecuaciones de Microsoft; esta herramienta se activa en el cuadro de diálogo Objeto, que se activa al seleccionar la opción del menú insertar. Una vez ejecutado el editor de ecuaciones aparecerá un recuadro en el que se irá incorporando la expresión científica y la barra de herramientas Ecuación. Para crear cualquier expresión deben seleccionarse las plantillas y los símbolos necesarios de las listas desplegables de los botones de la barra de herramientas, y escribir los caracteres que formen de la expresión.

  • Imprimir un documento: Para poder imprimir un documento es necesario tener impresora correctamente configurada, pero esta no es una misión de Word, sino de Windows. Pasos a seguir:

*     Seleccionar la opción imprimir del menú archivo.

*     Especificar las páginas a imprimir; la página en que se encuentra el cursor, el documento completo o solo algunas de sus páginas.

*     Indicar el número de copias de cada página.

*     Hacer clic sobre botón aceptar.

Vista preliminar: Para evitar una impresión no esperada todos los programas en general, y Word en particular, incorporar una herramienta que permite visualizar, página a página, el documento con el aspecto que tendrá al imprimirlo. Esta herramienta se activa al seleccionar la opción Vista preliminar del menú Archivo.

 

 

 

 

 

 

IMPRESIÓN

Dentro del cuadro de diálogo configurar página tenemos la ficha hoja que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.

  • En  área de impresión: podrás indicar qué rango de celdas quieres imprimir. 

En imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:

  • @    Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro.

  •  

  • @    Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro.

  • @    En el recuadro imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:

  •  

  • @    Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.

  •  

  • @    Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores.

  •  

  • @    Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.

  •  

  • @    Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.

Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y después, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el botón imprimir de la barra de herramientas. Con ello se inicia directamente la impresión.

Si queremos cambiar alguna opción de impresión como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el número de copias deseadas, lo podremos hacer desde el cuadro de diálogo imprimir que se abre desde la opción imprimir... del menú archivo.

En el recuadro impresora, aparecerá el nombre de la impresora que tenemos instalada en nuestra computadora.

En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del nombre; para elegir otra impresora de la lista despegable que se abrirá.

Con el botón propiedades podremos cambiar algunas características de la impresora.

En el recuadro intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir todas las páginas, o bien sólo un rango de páginas, especificándolo en desde: y hasta

En el recuadro imprimir, podrás indicar si deseas imprimir todo el libro, o sólo las hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja.

Por último en número de copias: podrás indicar el número de copias a realizar y si las quieres intercala

  • Impresiones de hoja

La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Nos permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja.

Para visualizar la vista preliminar, seguir los siguientes pasos

*     Selecciona el menú archivo.

*     Elige la opción vista preliminar. Si esta opción no aparece amplía el menú.

*     bien, haz clic sobre el botón vista preliminar de la barra de herramientas.

 Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

      

En el centro de la ventana aparecerá una página de nuestra hoja de cálculo. Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la página 1 de un total de 1 página (vista previa: página 1 de 1).

En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones:

  1. @    Para ir a la página anterior. También podríamos pulsar la tecla re Pág. del teclado.

  2.  

  3. @    Para ir a la página siguiente. También podríamos pulsar la tecla Av. Pág. del teclado.

  4. @    Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados

  5.  

  6. @    Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página.

  7.  

  8. @    Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se ampliará la parte de la página donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volverá a visualizar la página entera.

  9.  

  10. @    Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón .

  11.  

  12. @    Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic sobre el botón , para que aparezca el cuadro de diálogo impresión explicado más adelante.

  13. @    Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic

  14. Sobre el botón , para que aparezca el cuadro de diálogo configurar página explicado más adelante.

  15.  

  16. @    En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón para cerrar la vista preliminar.

Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán unas líneas discontinuas que nos indicarán donde hará Excel 2003 los saltos de página, estas líneas no se imprimirán.

Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2003 nos permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel,...

Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos:

  1. Seleccionar el menú archivo.

  2. Elegir la opción configurar página...

  3. Aparecerá el cuadro de diálogo configurar página descrito a continuación. Dicho cuadro consta de 4 fichas.

La primera de las fichas se denomina página y permite indicar características como la orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.

Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará el papel siempre de la misma forma).

En el recuadro escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...).

Observa como en la parte derecha disponemos de 3 botones:

    @    Uno para ir directamente a la vista preliminar, explicada en el punto anterior. Si has entrado a este cuadro desde vista preliminar, este botón no aparecerá.

 

    @     Otro para ir a la impresión, explicado en el punto siguiente.

 

     @    Y otro para ir a opciones específicas de la impresora seleccionada para imprimir.

     @    Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha márgenes.

En esta ficha podrás modificar los márgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo: de las hojas a imprimir.

Si la hoja tiene encabezado: o pie de página:, también nos permite indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúen.

Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas horizontalmente y/o verticalmente respectivamente.

Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha encabezado y pie de página.

Dentro del cuadro de diálogo configurar página tenemos la ficha hoja que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.

  • En  área de impresión: podrás indicar qué rango de celdas quieres imprimir. 

En imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:

    @    Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro.

 

    @    Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro.

 

En el recuadro imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:

 

    @    Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.

 

    @    Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores.

 

    @    Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.

 

    @    Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.

Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y después, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el botón imprimir de la barra de herramientas. Con ello se inicia directamente la impresión.

Si queremos cambiar alguna opción de impresión como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el número de copias deseadas, lo podremos hacer desde el cuadro de diálogo imprimir que se abre desde la opción imprimir... del menú archivo.

 

  • En el recuadro impresora, aparecerá el nombre de la impresora que tenemos instalada en nuestra computadora.

  • En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del nombre: para elegir otra impresora de la lista despegable que se abrirá.

  • Con el botón propiedades podremos cambiar algunas características de la impresora.

  • En el recuadro intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir todas las páginas, o bien sólo un rango de páginas, especificándolo en desde y hasta

  • En el recuadro imprimir, podrás indicar si deseas imprimir todo el libro, o sólo las hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja.

  • Por último en número de copias: podrás indicar el número de copias a realizar y si las quieres intercala.

  

 

 

 

PRESENTACIÓN