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UNIDAD V Hojas de Calculo |
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Excel es un programa integrado de hoja electrónica para computadoras personales compatibles con el imb pc. El programa combina dentro de un solo paquete presentaciones de hoja de cálculo, gestión de bases de datos y gráficos., aunque puede realizar un procesamiento de texto rudimentario. No obstante, las capacidades de Excel son tan ricas que no tienen comparación con las de ningún otro programa de este tipo. Es un programa basado en gráficos. Esta diseñada para perecerse a una hoja de papel, además visualiza caracteres oscuros sobre un fondo blanco, se ejecuta en el entorno de Microsoft Windows tanto con versiones ejecutables como versión completa de dicho entorno. ¿Por que una hoja electrónica? Se puede cambiar muchas variables y crear modelos numéricos diferentes para determinar los efectos de situaciones particulares.
Decir que Excel es una hoja electrónica con capacidades graficas y de gestión de base de datos seria subestimarlo. El programa utiliza exhaustivamente el entorno de ventanas y esta diseñado para ofrecer presentaciones de multitarea cuando se utiliza con Microsoft Windows o con versiones avanzadas del dos.
La principal capacidad de Excel es una hoja, que es una versión electrónica de las antiguas herramientas de los libros: la carpeta principal, el lápiz y la calculadora. Esta tiene unas dimensiones de 16.384 filas por 256 columnas, resultando un total de 4.194.304 celdas (en comparación con una hoja de lotus 1-2-3 (versión a) contiene 2.048 filas por 256 columnas, resultando un total de 524.288 celdas).
Cada celda posición tiene su propia dirección llamada dirección de celdas. Nos podemos referir a las direcciones de celda con los siguientes métodos:
Los datos que se introducen en una hoja pueden tomar la forma de valores constantes o de variables que están basadas en formulas. Los números constantes que pueden ser un numero (9) o un nombre (Karla) no cambian. Los valores que se obtienen de formulas hacen referencia con frecuencia a otras celdas de la hoja. También se pueden visualizar todos los datos con una amplia variedad de formatos. Los valores e pueden presentar con decimales, con formato monetario o con valores exponenciales. Se pueden introducir constantes de texto como el nombre de un mes o del modelo de producto.
Podemos almacenar y visualizar datos de fecha y hora. Durante el proceso de la entrada de datos puede introducir fechas con formatos normales, como <12/10/2005>. Excel puede abrir más de una hoja al mismo tiempo. Cada hoja abierta esta contenida de unas ventanas. Una de las características de este es la capacidad de enlazar hojas, de forma que los datos de una hoja puede ser utilizado como una referencia dentro de otra hoja (mientras que lotus no lo permite)
Proporciona presentaciones de base de datos permitiendo definir toda una hoja de datos o parte de ella. Una base de datos es un conjunto de información relacionado y agrupado como un solo apartado. Generalmente, la información contenida en una base de datos puede ser almacenada y organizada en forma de tabla, en filas y columnas. Cada registro esta conformado por campos de información. Ejemplo: apellido, nombre, dirección. Una vez definido un rango para una base de datos, puede identificar los criterios que va a utilizar para calificar los datos deseados. Los registros de una base de datos pueden estar en un orden particular basándose en el campo que haya elegido. También se puede crear impresos en pantalla para hacer que la entrada de datos sea más fácil con el uso de otras hojas. Excel no esta diseñado para equiparse a un sistema de gestión de base de datos completo, como dbase iii plus o rbase. Ya que este puede contener hasta 256 campos con una longitud de 255 caracteres. Así mismo una base de datos puede almacenar máximo unos 16.300 registros.
Los datos contenidos en una hoja se pueden representar en forma de grafica. A diferencia de otras hojas de cálculo, esta ofrece un amplio rango de diagramas con calidad en la presentación. Además puede personalizar los sectores, las líneas de dispersión, etc. pueden visualizar simultáneamente más de un grafico. Este puede almacenar un grafico como archivo, este hace que sea más fácil visualizarse e imprimirse. Los datos contenidos en una hoja se pueden representar en forma de grafica. A diferencia de otras hojas de cálculo, esta ofrece un amplio rango de diagramas con calidad en la presentación. Además puede personalizar los sectores, las líneas de dispersión, etc. pueden visualizar simultáneamente más de un grafico. Este puede almacenar un grafico como archivo, este hace que sea más fácil visualizarse e imprimirse.
Consiste en una serie de menús que presentan varias órdenes. Ejemplo: Los menús se deslizan hacia abajo desde una barra de menú que aparece siempre en la parte superior de la pantalla. Las selecciones del menú pueden realizarse por medio de las teclas del cursor o con ratón, están dispuestos por capas.
Algunas opciones de menú aparecen menos que otras. Los usuarios de lotus 1-2-3 no aceptan teclas de barra inclinada (/).
Que son secuencias de pulsaciones almacenadas que pueden ser reproducidas en cualquier momento. Estas pueden almacenarse en disco para su uso posterior. Cuando se reproduce un macro, Excel la ejecuta como si se hubiera tecleado manualmente los caracteres de la macro. Son útiles para reducir una secuencia larga de pulsaciones que se utiliza repetidamente a la pulsación de unas cuantas teclas, también se puede escribir programas. Pueden crear macros introduciendo órdenes dentro de un tipo especial de hoja o activando el grabador de macros Excel. Los macros de Excel son mucho más fáciles de utilizar que las presentaciones similares de muchas otras hojas electrónicas.
Esta ocupa toda una ventana. No existe límite para el número de ventanas abiertas simultáneas. Esta capacidad le permite trabajar en una hoja mientras otra hoja esta visible en la pantalla. Las ventanas individuales pueden desplazarse o redimensionarse a voluntad. Salida con una presentación de calidad El amplio rango de formatos y los gráficos de Excel le permiten crear informes con una presentación de calidad. Ya no es necesario comprar programas complementarios.
Puede compartir datos con los programas más populares para computadoras personales leyendo y escribiendo datos en los formatos de archivos de lotus 1-2-3 dbase iii/iii plus o dif. No es necesaria ninguna utilidad de traducción para realizar esta función.
Son grupos de dos o más celdas adyacentes dispuestas en forma rectangular que se comportan como si fuera una sola celda. Con el uso de matrices puede aplicar un solo valor o formula a un bloque de celdas sin tener que duplicar la formula para cada celda incluida dentro del bloque.
Los programas de hoja electrónica para computadoras personales entran dentro de las categorías:
Excel entra dentro de la categoría de integrada. Atrae a los productos de PC que desarrollan cálculos de números, quienes deben gestionar los cálculos de forma diaria. También funcionan bien para aquellos que necesitan destacar datos numéricos en grafico de presentación. Historia de Excel Las raíces de Excel están en el concepto básico de hoja de cálculo, una idea atribuida a dan bricklin. Este se asocio con Daniel Fylstra, juntos desarrollaron visicalc, el primer programa de hoja electrónica. Este programa tuvo éxito, teniendo unas ventas de 500 unidades por mes en 1979 a 12.000 por mes en 1981. Visicalc no solo proporciono un beneficio saludable para sus creadores, sino que estimulo las ventas de la computadora. La primera versión de visicalc era inflexible en término de formato, las pantallas de ayuda disponible eran prácticamente inexistentes y tal vez la mayor restricción era que al principio era que fue creado para ejecutarse únicamente para las computadoras que tuvieran el chip del microprocesador 650. En 1981, IBM introdujo la computadora personal IBM, aumento la capacidad de memoria de la maquina sobre la computadora anterior. Lotus 1-2-3 fue una de las primeras hojas en ofrecer la integración: gráficos, hojas y capacidades para la gestión de datos. Casi al mismo tiempo que lotus 1-2-3 ganaba popularidad, apple computer desarrollaba un modelo diferente de computadora. En PARC (centro de investigación de palo alto, las computadoras personales Xerox utilizaron de forma extensiva los gráficos, menús y un nuevo dispositivo de señalización desplazando con la mano que se denomina ratón. Mientras tanto, Microsoft corporación, creo Microsoft multiplan, como hoja electrónica. Aunque para alcanzar a Macintosh le faltaba mucho por lo cual comenzó a desarrollar una hoja electrónica avanzada. Esta ofrecía a los usuarios toda la integración de lotus y más presentaciones. Este producto evoluciono a lo que es ahora Excel.
Manejo de ventanas Utiliza ventanas o áreas rectangulares definidas de su pantalla, como áreas de trabajo. Entre esta esta una barra de menú y varios iconos o pequeños símbolos gráficos que representan una función concreta.
Icono de control Este símbolo representa un menú despegable que presenta órdenes para modificar el tamaño o posición de la ventana.
Icono de maximizar Se utiliza para hacer que la ventana en uso o ventana activada ocupe toda la pantalla. Se puede pulsar Alt.-F10.
Icono para minimizar Se utiliza para reducir el tamaño de la ventana activa con un icono pequeño que aparece en la parte superior de la pantalla o pulsando Alt.-F9
Barra de menú Este elemento se extiende a través de la parte superior de cada ventana y visualizada los menús que están disponibles para dicha ventana. Las opciones que aparecen en la ventana de menús varían dependiendo de la aplicación que se este utilizando.
Para cambiar el tamaño o la posición de una ventana, use las ordenes de mover y tamaño que se encuentran en el menú control. Para activar el menú de control para la ventana de aplicación, utilice la combinación de teclas Alt.-ESPACIO.
Algunas ordenes de menú van seguidas de puntos suspensivos (…), después de darle clic aparece un cuadro d e dialogo.
Un cuadro de dialogo puede contener un número de opciones diferentes, tales como:
Si presiona sobre el botón cancelar, cancelara todas las especificaciones y eliminara el cuadro de dialogo de la pantalla. Para cancelar un cuadro de dialogo también se puede pulsar esc.
Proporciona ayuda sobre las órdenes de Excel, sus procedimientos, las funciones de la hoja y los mensajes de error. Puede obtener ayuda sensible al contexto, relativa al texto que es esta trabajando. Ejemplo:
Excel utiliza un número de teclas de propósito especial para varias funciones. Desde la función 1 hasta la 12. Agrupadas normalmente en la parte izquierda del teclado, son cinco las teclas que se utilizan normalmente:
En la parte derecho del teclado, en el área de las teclas numéricas, esta es la tecla para suprimir, la cual puede ser utilizada para suprimir caracteres o apartados seleccionados en Excel. En el extremo derecho hay dos teclas con los rótulos mas (+) y menos (-)
La hoja en blanco titulada hoja 1 esta divida en filas y columnas. Cada intersección de columna y fila forma una celda. Las celdas contienen texto o números. Cada coordenada de celda esta determinada por una columna o fila. La referencia se localiza en la esquina superior es a1 (columna a fila 1). La hoja de Excel contiene 256 columnas y 16.384 filas. Las columnas están rotuladas desde la a hasta la Z y continua AA hasta la AZ, luego la va hasta la AZ y así sucesivamente hasta llegar a la última columna IV. Solo se visualizara una parte de la hoja. Con los anchos estándar de las columnas. Excel solo visualiza normalmente alrededor de unas 8 columnas por 13 filas. El número exacto de filas y columnas visualizadas depende del ancho de las columnas, el ancho de la ventana y su equipo de gráficos. La celda destacada por el cursor es la celda activa. El sistema de menú desplegadles de Excel permite elegir varias funciones, tales como cambiar el ancho de una columna o imprimir una hoja. Con el teclado se accede pulsando Alt.-A. En lotus se pulsa una barra inclinada (/) seguida de la letra subrayada sobre el nombre del menú. Contiene órdenes para recuperar y grabar hojas, abrir y cerrar hojas. Menú Archivo
Una hoja de cálculo puede reducir el trabajo en tareas que impliquen cálculos repetitivos; también puede revelar relaciones ocultas entre números, dando mucha precisión a la planificación y la especulación financiera. Los programas de este tipo se basan en el concepto de la matriz maleable. Un documento, llamado hoja de trabajo o de cálculo aparece en la pantalla como una malla de filas numeradas y columnas rotuladas alfabéticamente. El número de columnas a las que se puede tener acceso depende da la capacidad de la RAM. La intersección de un renglón y una columna particulares se llama celda. Cada celda tiene una dirección única formada por un número de fila y una letra de columna. Cada celda puede contener un valor numérico, un valor alfanumérico o una fórmula que represente una relación entre números de otras celdas. Los valores (números) son la materia prima con que el software de hoja de cálculo realiza los cálculos. Para comprender con mayor facilidad los números, habitualmente hay unas etiquetas en la parte superior de las columnas y en un extremo de las filas. Una entrada de etiqueta es una palabra, frase o sucesión de texto alfanumérico que ocupa una celda particular. Para el computador, estas etiquetas son cadenas de caracteres sin sentido. Algunos conceptos
Una hoja de cálculo es sobre todo muy útil para plantear cuestiones del tipo si-entonces. Algunos programas cuentan con módulos de resolución de ecuaciones que invierten las cuestiones de este tipo; un módulo de resolución de ecuaciones le permite definir una ecuación, especificar el valor objetivo y el computador determina los valores de datos necesarios. Permiten que el usuario incluya cuadros de información divididos en filas y columnas. El punto donde una fila y una columna se interceptan se llama "celda". El usuario puede definir fórmulas en las celdas para ejecutar cálculos utilizando la información de otras celdas. Los resultados de las fórmulas se calculan automáticamente a medida que se agregan las cantidades. Cuando se efectúan cambios a la información contenida en las celdas, el programa recalcula las fórmulas y muestra automáticamente los nuevos resultados. Los usos de las hojas de cálculos pueden ir desde simples cálculos aritméticos, como sumar columnas de números, hasta sofisticados análisis de información. En el campo electoral, se les utiliza para calcular y desplegar resultados electorales. También se les usa comúnmente para llevar registros financieros y realizar cálculos con ellos. Algunos programas de hoja de cálculo también permiten:
Es mejor utilizar los programas de hoja de cálculo cuando la información está siendo utilizada en dos dimensiones (filas y columnas). Cuando se analizan distintas clase de variables o cuando existen múltiples interrelaciones entre ellas, las bases de datos relacionables son un método más eficiente para registrar y analizar la información
Otros conceptos importantes:
@ Hoja de trabajo: Una sola hoja con datos. una o más hojas de trabajo forman un libro de trabajo. piense en ellas como hojas de papel apiladas una encima de la otra, para formar el libro de trabajo. En un libro de trabajo el máximo número de hojas dependerá de la memoria de su computadora. el libro de trabajo por defecto, puede tener hasta 255 hojas de trabajo. Una hoja de trabajo también llamada hoja u hoja de cálculo, puede tener hasta 256 columnas y 65,536 filas con hasta 32000 caracteres a dentro de una sola celda Celda: Intersección de una fila con una columna, en una hoja de trabajo.
Nota: El libro de trabajo por defecto se llama Libro1. Contiene tres hojas de trabajo, llamadas Hoja1, Hoja2, Hoja 3. Usted querrá cambiar esta designación por algo más interesante y útil. La Hoja de Trabajo Y Barra de Fórmula
Las partes de una hoja de cálculo
Barra de Fórmula: Muestra los contenidos de una celda cuando es seleccionada, bien sea texto, números o una fórmula de cálculo. A veces toda la barra conteniendo el Cuadro de Nombre y el cuadro de texto de la fórmula es llamada la barra de Fórmula. A veces significa el cuadro de texto de la fórmula solamente. Fórmula: Parece más bien una ecuación algebraica, como en =SUMA (A4:D7) o =PROMEDIO (C3, F5, H10). La mayoría de las fórmulas usan celdas de referencia para obtener los valores con los cuales poder calcular. Referencia absoluta: Cuando no se quiere que cambie la celda de referencia si las cosas se mueven, se debe usar una referencia absoluta, mediante un signo $ antes de la letra de la columna y de la fila, como en: $B$3 o $AD$345. Celda activa: Tienen alrededor de ella un borde oscuro y los encabezados de las filas y las columnas se ven en relieve, semejando botones, o son en color.
Li
Triángulos en las esquinas de las Celdas
Microsoft
Excel usa pequeños triángulos en las esquinas de una celda para indicar
errores en la fórmula, comentarios, u opciones de Tarjetas
Inteligentes. Cuales verá, depende de que versión de Excel esté
usando.
Hacer un clic derecho en la celda para que se vea un menú que incluye opciones acerca del comentario. Ciérnase sobre la celda y el botón de Acciones aparece. Hacer un clic en la flecha para ver un menú de opciones de Etiqueta inteligente.
En Excel el puntero del ratón puede adoptar una cantidad de formas diferentes. La forma indica que efecto tendrá en el movimiento del ratón y la acción de las teclas. A medida que se mueven el puntero por los alrededores, este puede titilar convirtiéndose de una forma a la otra.
El tipo de gráfico determina el aspecto básico de su gráfico, -barra, circular, línea, anular, etc.
Además el tipo de gráfico establecerá los estilos de fuentes y los tamaños de los títulos y etiquetas de datos, colores, y diseños, grillas, escala de los ejes y otras características de su gráfico. Los tipos predefinidos de gráficos proveen un acceso directo muy útil para el diseño de los mismos. Usted puede personalizar cualquier característica y guardar su esquema como un tipo Personalizado.
Podría ayudar conocer las partes de un gráfico antes de tratar de formatearlo. Algunos tipos de gráficos no tienen todas esas partes. Por ejemplo, un gráfico circular no tiene ejes.
Fondo: color, patrón o imagen detrás del gráfico actual.
Un gráfico de columna tiene más características que las que tiene un gráfico circular. Tiene más partes para jugar con ellas. Un buen diseño no tiene que ser lindo o colorido, pese a que eso ayuda con frecuencia. Una hoja bien diseñada será cómoda para trabajar con ella y hace más fácil contestar las preguntas que desee formular. Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:
Selecciona
los datos a representar en el gráfico.
Selecciona
el menú insertar.
Elige
la opción gráfico... si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el
botón para ampliar el menú. o bien haz clic sobre el botón gráfico
 de
la barra de herramientas.
Elige
un tipo de gráfico. observa como existen más tipos de gráficos en la
ficha o pestaña tipos personalizados.
Una
vez elegido el tipo de gráfico, en el recuadro de la derecha, elige un
subtipo. si no tienes muy claro la diferencia entre subtipos, en la
parte inferior del recuadro aparece una breve descripción de éste.
Si
pulsas sobre el botón presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado,
aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico según
los datos seleccionados en el paso 1.
En
todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte
inferior del cuadro de diálogo, hacer clic sobre el botón deseado:
Cancelar para no realizar el gráfico.
Atrás para ir al paso anterior del asistente. Si estamos
en el primer paso este botón aparecerá desactivado ya que no tiene
sentido.
Siguiente para ir al paso siguiente del asistente. Si
estamos en el último paso, este botón no tendrá sentido.
Finalizar para salir del asistente, pero creando el
gráfico con todas las opciones que tiene por defecto.
En caso de elegir el botón SIGUIENTE, aparecerá el segundo paso del asistenteEste pasos es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos fichas o pestañas
Selecciona el rango a representar y haz clic sobre le botón  para
volver con el asistente para gráficos.
Selecciona la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos.
Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores
El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1, 2,3... Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón  (explicado
en el paso 8) o bien escribiendo directamente los valores en el
recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.
Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe.
En la primera ficha Títulos, escribir en el recuadro Título del gráfico el nombre que deseamos que aparezca en la parte superior de éste. Escribe en el recuadro Eje de categorías el título que le queremos asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal). Escribe en el recuadro Eje de valores el título que le queremos asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical). Haz clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del gráfico. Junto con el eje de categorías podremos especificar la escala utilizada para ver los rótulos. Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los rótulos del eje sean fechas. Con la opción categoría sólo aparecerán en el eje las fechas de los rótulos, y con las otras opciones aparecerán todas las fechas entre los distintos rótulos. Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos:
Haz clic sobre la ficha Líneas de división, para seguir con las opciones del gráfico. Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posición de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes. Las líneas de división principales parten de unas subdivisiones del eje denominadas marcas de graduación principales. Las líneas de división secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas de graduación secundarias
Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla mostrar leyenda. Si la casilla mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejará elegir entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones: abajo, esquina, arriba, derecha, izquierda. Haz clic sobre la ubicación o posición deseada. Haz clic sobre la ficha rótulos de datos, para seguir con las opciones del gráfico.
En caso de elegir cualquier opción distinta de Ninguno, nos permitirá activar la casilla Clave de leyenda junto a rótulo para que aparezca junto con el rótulo el color de la serie representada. Selecciona el tipo de rótulo que deseas que aparezca junto con los datos en el gráfico.
Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el gráfico. Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla.
Aparecerá el cuarto y último paso del asistente para gráfico: ubicación del gráfico, que nos permitirá elegir si deseamos el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente. Haz clic sobre la opción en una hoja nueva si deseamos que nuestro gráfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuación podrás especificar cómo deseas que se llame la nueva hoja. O bien, haz clic en la opción como objeto en si deseas que nuestro gráfico aparezca junto con los datos de la hoja de cálculo
Modificar la Posición y el tamaño de un Grafico
Selecciona el gráfico.
Sitúa el puntero del ratón sobre el gráfico.
El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca que
apunta hacia la izquierda.
Pulsa
el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde
desees colocar el gráfico.
Suelta
el botón del ratón
1. Selecciona el gráfico. 2. Sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de los indicadores alrededor del cuadro del gráfico (como si se deseara cambiar de tamaño una ventana). el puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas. 3. Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta
Para analizar la efectividad del diseño de una hoja, use las preguntas siguientes acerca de ella. Con un buen diseño puede contestarlas fácilmente. Un diseño pobre o malo lo hace difícil o imposible. Propósito: Para qué es qué preguntas responde.
Datos: Qué datos son usados y
de donde provinieron los mismos.
Cálculos:
Como los ejecutan a ellos (que partes son calculadas y que fórmulas
son usadas para hacer los cálculos).
Cambios: Le permite esta hoja agregar o cambiar los
datos más tarde es eso importante para esta hoja en particular
resultará fácil hacerlo.
Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es:
Siguen las siguientes reglas:
Si
la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
Los
argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. no dejes
espacios antes o después de cada paréntesis.
Los
argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.
Los
argumentos deben de separarse por un punto y coma;.
Ejemplo: =suma (a1:c8) Tenemos la función suma () que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así a1:c8 indica todas las celdas incluidas entre la celda a1 y la c8, así la función anterior sería equivalente a: =a1+a2+a3+a4+a5+a6+a7+a8+b1+b2+b3+b4+b5+b6+b7+b8+c1+c2+c3+c4+c5+c6+c7+c8 Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.Ejemplo: =suma (a1:b4)/suma (c1:d4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas. si queremos introducir una función en una celda:
Elegir
la opción función...
O bien,
hacer clic sobre el botón
 de
la barra de fórmulas.
Aparecerá
el cuadro de diálogo insertar función de la derecha.
Excel 2003 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una
breve descripción de la función necesitada en el recuadro buscar una
función: y a continuación hacer clic sobre el botón
La macros son combinaciones de pulsaciones de teclas que automatizan la mayoría de las tareas realizadas habitualmente en un programa. La macros permiten registrar una secuencia de caracteres como una combinación de teclas. Al reproducir la macro, Excel la ejecuta como si se introdujeran de forma manual los caracteres contenidos en la macro. Las macros de Excel también pueden ser programadas muy complejos, que tomen decisiones basadas en la información introducida por el usuario. El potente lenguaje de macros de Excel ofrece prestaciones con las que estarán familiarizados la mayoría de los programadores. Se puede bifurcar o llamar a subrutinas que pueden almacenarse en forma de macros. También se puede utilizar una lógica para un bucle repetitivo o conjunto de instrucciones que se repiten un cierto número de veces. Podemos visualizar varios tipos de cuadros de dialogo en la pantalla y controlar su tamaño y posición. Por ultimo, el lenguaje de macros de Excel ofrece la posibilidad de llamar a otros programas ajenos al entorno de Excel y de trabajar con archivos externos de texto en formato ASCII.
Tipos de Macros
Excel ofrece dos tipos de macros: macro ordenes y macro funciones. Las
macro órdenes son macros que ejecutan una serie de órdenes. Las macro
órdenes pueden tener un lato grado de complejidad muy variable. También
pueden ser interactivos para visualizar peticiones, mensajes y cuadros
de dialogo, y obtener información del usuario para utilizarla en etapas
posteriores.
Las
macro funciones son muy similares a las funciones de Excel, ya que
actúan sobre valores, realizan cálculos y devuelven un valor. Para
recordar con facilidad la diferencia entre macro ordenes y macro
funciones hay que tener en cuanta estos puntos. Las macro órdenes son
similares a las órdenes y realizan tareas. Las macro funciones se
almacenan como formulas y aceptan y calculan un valor, como las
funciones.
Para
almacenar las macros creadas, Excel utiliza hojas de macros. Una hoja de
macro presenta un aspecto muy similar al de una hoja de cálculo, como
muestra el ejemplo de la figura.
Como
las hojas de macros son tan similares a las hojas de trabajo, ya esta
familiarizado con la mayoría de las tareas que pueden realizarse sobre
ellas. La mayoría de las operaciones, tales como introducir información,
editar celdas y utilizar las órdenes Copy y Paste, son idénticas a las
realizadas sobre las hojas de cálculo.
El
menú macro permite acceder a la mayoría de órdenes sobre macros. El menú
macro contiene cinco ordenes: Record, Run, Star/Stop, recorrer, set
recorder y absolute.
Creación de un Macro
Excel ofrece dos métodos para crear una macro:
Activando el macro recorder, realizando las tareas requeridas sobre la
hoja y desactivarlo a continuación el macro recorrer. Apreciara mas el
valor del segundo método cuando este familiarizado con el primero;
además, si desea escribir macros complicadas, que funcionen como
programas, tendrá que conocer la forma de escribirlas manualmente. De
esta forma podemos llevar a cabo tareas complejas (como diseñar una
cuado de dialogo).
La creación manual de una macro requiere tres etapas:
Abrir una hoja de macros nueva
Introducir las macro funciones que configura. La macro en una sola
columna
Utilizar la orden define name para asignarle un nombre a la macro y
especificar si es una macro orden o una macro función.
El diseño de las Intranets, basadas en la tecnología web, están experimentando una evolución comparable a la que en su día vivió la Red. El auge de las Intranets se debe no sólo a las ventajas que ofrece dicha tecnología sino al nivel y control de accesibilidad, hecho determinante que ha motivado que las empresas, tanto públicas como privadas, se tiendan cada vez más a compartir y comunicar la información de la institución en la Intranet. De las aplicaciones Intranet en el mundo universitario, una de las más innovadoras es, en sentido general, la revolución que significa para las bibliotecas y en concreto, en el campo de las bases de datos. En esta comunicación se tratará de la evolución de las bases de datos en formato tradicional a las bases de datos en versión web accesibles desde la Intranet de la Biblioteca de la Universitat Politècnica de Catalunya (UPC). Referente a las bases de datos podría decirse que la Intranet ha sido el resultado de la suma de CD-ROM + Web, pero se prescindiría de uno de los puntos clave más interesantes: la posibilidad de publicar bases de datos propias de la institución con software diseñado para esta funcionalidad. Se está trabajando también con otros programas, como por ejemplo, Access de Microsoft para bases de datos internas (administrativas), que combinado con comandos básicos de SQL y HTML da unos resultados excelentes consultables desde la Intranet.De las bases de datos comerciales que ofrecen la versión Intranet se ha optado por las bases de datos de Dialog (Dialog@Site) y las de Silver Platter (ERL) con la posibilidad de integrar los dos productos en el paquete de EI Village. Tener las bases de datos en esta modalidad puede suponer olvidarse del CD-ROM, conectarse a un servidor remoto y actualizar la información de forma más rápida. Dependiendo del tipo de contrato se tendrá licencia para descargar la información en el servidor Intranet y continuar recibiendo el disco, aspecto a tener en cuenta y no sólo porque significa ofrecer dos opciones de acceso, sino porque los usuarios han de acostumbrarse al cambio, y necesitan un periodo de transición para sentirse cómodos con la novedad.
In-house databases, Intranet, Intranet -- Aplicaciones en bibliotecas, Document retrieval Para publicar información en la Intranet no es necesario saber programar, a no ser que se quiera hacer más cosas que compartir ficheros. En este caso se necesitan "scripts" o CGIs normalmente escrito en C, C++ o Perl, para que ejecuten las órdenes en el servidor cuando el usuario entra un comando en la pantalla Web. Se pueden diseñar y de hecho hemos diseñado CGIs para buscar información en nuestras bases de datos y también para llamar aplicaciones vía Web.
En las Bibliotecas de la UPC estamos desarrollando bases de datos internas, como puede ser la base de datos de personal o la de presupuestos para que sean consultables desde la Intranet. De momento el acceso a las bases de datos internas está restringido, y en este caso no por IP, sino por passwords y/o aplicaciones. Así, un usuario-estudiante puede acceder a las bases de datos (EP, SER) pero no podrá acceder a saber cuantos días de vacaciones le quedan al personal bibliotecario. Las bases de datos en cuestión están diseñadas en Access de Microsoft y el procedimiento para poderlas consultar desde la Intranet es sencillo (mediante ODBC). Se guardan las consultas y los formularios en htmL y automáticamente se crean los ficheros .IDC y .HTX. También se pueden crear las búsquedas directamente en SQL (Oracle).
Además de las bases de datos que hemos creado y estamos creando en las Bibliotecas de la UPC, existen otras bases de datos que ofrecen un servicio más amplio a la comunidad universitaria, no sólo a los trabajadores, sino y sobre todo a los estudiantes, lectores, estudiantes de doctorado y personal docente.
Las Bibliotecas de la UPC hemos decidido adquirir la solución que propone The Dialog Corporation: Dialog@Site. De momento solo poseemos en esta modalidad Ei Compendex, la base de datos más consultada por nuestros usuarios, pero estamos pensando adquirir otras como PaperChem o Pascal. Las ventajas de este sistema frente al CD-ROM son: la posibilidad de realizar búsquedas en múltiples años, la interficie amigable del web y la facilidad de incorporar nuevas bases de datos inderogables con el mismo software. Dependiendo de la base de datos existirá o no un thesauurus accesible en línea (Intranet). De entre los inconvenientes hay que nombrar la imposibilidad de personalizar las ventanas de búsqueda y de resultados, así como también la ausencia de funciones para exportar datos (grabar e imprimir) que de momento hay que realizarlas con las opciones del navegador.
Las bases de datos ERL (Electronic Resource Library) de Silver Platter que tenemos consultables en la intranet de las Bibliotecas UPC son BIP (Books In Print) y SIGLE (System for Information Grey Literature in Europe). Las bases de datos con tecnología ERL pueden ser consultadas con Java desde aquellas bibliotecas que reunen unos requerimientos de equipos mínimos. Para las que no los reunen la consulta se realiza con WinSpirs. Como en el caso de @Site también se está pensando en incorporar otras bases de datos de Silver Platter en este sistema. La principal ventaja de las bases de datos de Silver Platter a parte de la excelente presentación es que se puede realizar consultas en más de una base de datos al mismo tiempo.
Otro software que se está estudiando en las Biblioteques de la UPC para publicar bases de datos en la intranet es Knosys de Micronet. Las Bibliotecas de la UPC disponen de bases de datos comerciales consultables en este software como por ejemplo la del CSIC (Consejo Superior de Investigaciones Científicas). Es fácil para tenerla en la intranet, sólo es necesario instalar el software en el servidor. La ventaja más considerable es tener acceso a la información desde la red interna o bien desde la red de CD-ROMs, factor a valorar por los usuarios no sólo porque significa tener dos modalidades de acceso, sino porque todavía no están acostumbrados al cambio y necesitan un tiempo para sentirse cómodos con la novedad. Knosys además también sirve para diseñar bases de datos propias y presenta facilidad para personalizar las pantallas y para incorporar imágenes (.JPG y .GIF). Utiliza un lenguaje de programación propio llamado Knosys Script. Parece ser que el miedo generalizado que se tiene a Internet por lo que se refiere a la confidencialidad de los datos que se transmiten está más o menos resuelta con la encriptación de ficheros y con las identificaciones y passwords para los usuarios pudiéndose llegar a eliminar hasta un 99% de los riesgos de infiltración. Esta consideración significa que ni en los documentos en papel podemos estar seguros (Shaw P. McCarthy).
Arrancar y cerrar una aplicación de Office: Cualquier aplicación de Office se puede arrancar mediante las opciones adecuadas del menú Inicio que se despliega al hacer clic sobre el botón Inicio existente en la barra de tarea. Cuando se desea finalizar el trabajo con una aplicación que se hayan guardado, se podrá cerrar la aplicación con uno cualquiera de los siguientes métodos:
Seleccionando
la opción salir del menú archivo.
Hacer
clic sobre el botón cerrar.
Hace
doble clic sobre el botón menú de control.
Pulsar
alt+f4.
Escribir
un texto: la escritura de un texto se realiza teniendo en cuenta estas
indicaciones:
Si
se pulsa por error la tecla <intro>en medio de una línea, el cursor
saltará a la siguiente, para solucionarlo bastará con pulsar
<retroceso>.
Cuando
el modo de escritura se sobrescribe, la línea de estado mostrará el
indicador sob activo.
Si
al escribir se comete algún error, se puede utilizar la tecla
<retroceso> para borrar los caracteres situados a la izquierda del
cursor o la tecla <supr.> para borrar los situados a la derecha del mismo.
Modos de visualización: Además de los distintos modos de visualización, que se activan al seleccionar la opción correspondiente del menú Ver, el programa ofrece la posibilidad de modificar el tamaño de la visualización que se activa al seleccionar dicha opción en el menú Ver.
Insertar expresiones científicas: En el caso de Word permite crear y modificar expresiones científicas con resultados satisfactorios. Que incorpora el Editor de ecuaciones de Microsoft; esta herramienta se activa en el cuadro de diálogo Objeto, que se activa al seleccionar la opción del menú insertar. Una vez ejecutado el editor de ecuaciones aparecerá un recuadro en el que se irá incorporando la expresión científica y la barra de herramientas Ecuación. Para crear cualquier expresión deben seleccionarse las plantillas y los símbolos necesarios de las listas desplegables de los botones de la barra de herramientas, y escribir los caracteres que formen de la expresión.
Seleccionar
la opción imprimir del menú archivo.
Especificar
las páginas a imprimir; la página en que se encuentra el cursor, el
documento completo o solo algunas de sus páginas.
Indicar
el número de copias de cada página.
Hacer
clic sobre botón aceptar.
Vista preliminar: Para evitar una impresión no esperada todos los programas en general, y Word en particular, incorporar una herramienta que permite visualizar, página a página, el documento con el aspecto que tendrá al imprimirlo. Esta herramienta se activa al seleccionar la opción Vista preliminar del menú Archivo.
Dentro del cuadro de diálogo configurar página tenemos la ficha hoja que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.
Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y después, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre
el botón imprimir
Si queremos cambiar alguna opción de impresión como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el número de copias deseadas, lo podremos hacer desde el cuadro de diálogo imprimir que se abre desde la opción imprimir... del menú archivo.
E n el recuadro impresora, aparecerá el nombre de la impresora que tenemos instalada en nuestra computadora.En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del nombre; para elegir otra impresora de la lista despegable que se abrirá. Con el botón propiedades podremos cambiar algunas características de la impresora. En el recuadro intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir todas las páginas, o bien sólo un rango de páginas, especificándolo en desde: y hasta En el recuadro imprimir, podrás indicar si deseas imprimir todo el libro, o sólo las hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja. Por último en número de copias: podrás indicar el número de copias a realizar y si las quieres intercala
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Nos permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja. Para visualizar la vista preliminar, seguir los siguientes pasos
Selecciona el menú archivo.
bien, haz clic sobre el botón vista preliminar
 de
la barra de herramientas.
Aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo:
En el centro de la ventana aparecerá una página de nuestra hoja de cálculo. Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la página 1 de un total de 1 página (vista previa: página 1 de 1). En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones:
@ Si la hoja de cálculo
se encuentra preparada para la impresión, hacer clic sobre el botón
@ Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic
Sobre el botón
@ En caso de desear
volver a la hoja, hacer clic sobre el botón
Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán unas líneas discontinuas que nos indicarán donde hará Excel 2003 los saltos de página, estas líneas no se imprimirán. Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2003 nos permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel,... Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos:
La primera de las fichas se denomina página y permite indicar características como la orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.
Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará el papel siempre de la misma forma). En el recuadro escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...). Observa como en la parte derecha disponemos de 3 botones: @ Uno para ir directamente a la vista preliminar, explicada en el punto anterior. Si has entrado a este cuadro desde vista preliminar, este botón no aparecerá.
@ Otro para ir a la impresión, explicado en el punto siguiente.
@ Y otro para ir a opciones específicas de la impresora seleccionada para imprimir. @ Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha márgenes.
En esta ficha podrás modificar los márgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo: de las hojas a imprimir. Si la hoja tiene encabezado: o pie de página:, también nos permite indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúen. Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas horizontalmente y/o verticalmente respectivamente. Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha encabezado y pie de página. Dentro del cuadro de diálogo configurar página tenemos la ficha hoja que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.
En imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:
@ Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro.
@
Repetir
columnas a la izquierda
para que en cada página que se imprima aparezca como título
de la fila aquella columna indicada en el recuadro. En el recuadro imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:
@
@
Blanco y
negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a
utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el
cartucho de colores.
@
Calidad de
borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de
nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta
herramienta.
@
Títulos de
filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de
filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las
columnas superiores) de la hoja.
Una vez nuestra hoja
esté preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y después,
seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el
botón imprimir
Si queremos cambiar
alguna opción de impresión como puede ser la impresora donde queremos
que imprima o el número de copias deseadas, lo podremos hacer desde el
cuadro de diálogo imprimir que se abre desde la opción imprimir... del
menú archivo.
En el recuadro
impresora, aparecerá el nombre de la impresora que tenemos instalada
en nuestra computadora.
En
caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del
nombre: para elegir otra impresora de la lista despegable que se
abrirá.
Con
el botón propiedades podremos cambiar algunas características de la
impresora.
En
el recuadro intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamos
imprimir todas las páginas, o bien sólo un rango de páginas,
especificándolo en desde y hasta
En
el recuadro imprimir, podrás indicar si deseas imprimir todo el libro,
o sólo las hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o
bien, selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la
hoja. Por último en número
de copias: podrás indicar el número de copias a realizar y si las
quieres intercala.
PRESENTACIÓN
|
,
de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que
incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista seleccionar
una función: las funciones que tienen que ver con la descripción
escrita. 
de
la barra de herramientas. Con ello se inicia directamente la impresión.
